Smart working: le novità della legge n. 203/2024 e gli adempimenti obbligatori per i datori di lavoro

Dal 12 gennaio 2025 è in vigore la Legge n. 203/2024, c.d. “Collegato Lavoro”, che interviene con modifiche sostanziali in materia di lavoro agile. In un momento in cui a livello internazionale – in particolare nel settore bancario – si osserva un’inversione di tendenza rispetto allo smart working, l’Italia rafforza la cornice normativa di questa modalità di lavoro flessibile.

Smart working: rientro in ufficio in atto nel settore bancario

Diversi gruppi bancari internazionali stanno limitando l’utilizzo dello smart working. Société Générale ha richiesto ai dipendenti in modalità ibrida di rientrare in ufficio quattro giorni a settimana, puntando sulla “condivisione informale delle conoscenze”. Altre banche, come HSBC Holdings Plc e JPMorgan Chase & Co., hanno adottato politiche più restrittive: dalla riduzione dei bonus per chi lavora da remoto alla richiesta di presenza fino a cinque giorni su cinque.

In attesa di conoscere l’esito delle discussioni avviate dal management del settore bancario con le organizzazioni di rappresentanza dei dipendenti e di capire se questa controtendenza alla flessibilità investirà anche il nostro paese, riepiloghiamo le nuove disposizioni legislative nazionali in materia di smart working.

Smart working: la cornice normativa: dalla Legge 81/2017 alla Legge 203/2024

Il lavoro agile, regolato dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81, è una modalità di esecuzione della prestazione lavorativa subordinata, definita per fasi, cicli e obiettivi, senza precisi vincoli di orario o luogo, purché nel rispetto dei limiti di legge e contrattazione collettiva.

La prestazione lavorativa viene eseguita in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.

Il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attività lavorativa. I lavoratori in smart working hanno diritto alla tutela prevista in caso di infortuni e malattie professionali anche in relazione alle prestazioni rese all’esterno dei locali aziendali e nel tragitto tra l’abitazione ed il luogo prescelto per svolgere la propria attività (circolare INAIL n. 48/2017)

I datori di lavoro pubblici e privati che stipulano accordi per l’esecuzione della prestazione di lavoro in modalità agile sono tenuti, in ogni caso, a riconoscere priorità alle richieste formulate dalle lavoratrici e dai lavoratori con figli fino a 12 anni di età o senza alcun limite di età nel caso di figli in condizioni di disabilità grave. La medesima priorità è riconosciuta da parte del datore di lavoro alle richieste dei lavoratori con disabilità in situazione di gravità o che siano caregivers.

La norma di riferimento è stata aggiornata più volte, con l’ultima modifica rilevante introdotta dalla Legge 203/2024, che ha integrato l’articolo 23 della L. 81/2017, imponendo nuovi obblighi temporali per la comunicazione al Ministero del Lavoro.

Smart working: strumenti telematici e obblighi documentali

Dal 1° settembre 2022, dopo un periodo di regolamentazione meno stringente e piu volte prorogata per l’emergenza della pandemia Covid, la comunicazione degli accordi di lavoro agile è diventata obbligatoriamente telematica, (Decreto del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 149 del 22 agosto 2022).

Questa comunicazione deve essere effettuata tramite il portale Servizi Lavoro, utilizzando credenziali SPID o CIE e non richiede più l’allegazione dell’accordo individuale, che deve comunque essere conservato dal datore di lavoro per cinque anni e deve prevedere: fasce di reperibilità oraria e periodi di disconnessione, luoghi di lavoro consentiti e possibili esclusioni, dotazioni tecnologiche e strumenti di lavoro forniti dall’azienda, procedure per garantire la salute e la sicurezza.

La procedura telematica consente un’agevole gestione anche di un gran numero di comunicazioni, grazie all’introduzione di strumenti come l’invio massivo tramite file Excel o API REST, utili per le aziende di grandi dimensioni.

Smart working: novità 2025: comunicazione telematica obbligatoria entro 5 giorni

L’articolo 14 della Legge 203/2024 introduce un termine perentorio di 5 giorni per l’invio delle comunicazioni obbligatorie in materia di lavoro agile. Nello specifico, i datori di lavoro devono comunicare, tramite il portale del Ministero del Lavoro, i seguenti dati:

nominativi dei lavoratori coinvolti;

date di inizio e cessazione;

eventuali variazioni dell’accordo.

La circolare 6/2025 di commento al Collegato lavoro, attraverso alcuni esempi, chiarisce come calcolare i 5 giorni, nelle diverse seguenti situazioni contrattuali:

• stipula dell’accordo: i 5 giorni decorrono dall’effettivo inizio della prestazione, che può essere differente dalla data dell’accordo;
• proroga o variazione dell’accordo: i 5 giorni decorrono dalla data di stipula dell’accordo di modifica del termine (cioè di proroga);
• cessazione anticipata dell’accordo: i 5 giorni decorrono dal nuovo termine anticipato fissato dalle parti.

Il termine dei 5 giorni si applica ai datori di lavoro privati, mentre per le pubbliche amministrazioni resta valida la scadenza del giorno 20 del mese successivo alla stipula, modifica o cessazione dell’accordo. Tale tempistica estesa si applica anche alle agenzie di somministrazione.

Smart working: sanzioni per inadempienza

Il mancato rispetto dell’obbligo di comunicazione entro i termini stabiliti espone il datore di lavoro a sanzioni amministrative da 100 a 500 euro per ciascun lavoratore, come previsto dall’art. 19, comma 3, del D.Lgs. 276/2003.

Smart working: competenza territoriale in caso di contenzioso

Lo smart worker non può incardinare la causa di lavoro nel luogo di residenza. Così ha deciso la sentenza 315 del 5 giugno 2025 emessa dal Tribunale di Vicenza declinando la propria competenza con la motivazione che, anche un’interpretazione estensiva del concetto di dipendenza aziendale, non può ricomprendere l’abitazione del lavoratore in smart working.